Hoe werkt de Post Assistent ?

Inleiding

De Post Assistent is een zeer nuttig hulpmiddel bij het eenvoudig en betrouwbaar beheersen van uw inkomende en uitgaande poststromen. Postregistratie wordt vaak ingewikkelder gemaakt dan nodig is. Het gaat tenslotte slechts om het eenduidig registreren, vervolgens archiveren en later zonodig traceren van uw belangrijke poststukken. Hierbij is vooral van belang de snelheid en gemak van het vastleggen en terugvinden van de relevante informatie.

Bij het registreren van de post wordt naast de afzender-, ontvanger- en onderwerpgegevens ook ruimte gereserveerd voor de kenmerken, trefwoorden en classificatie-gegevens behorend bij het poststuk. Nadat u de informatie hebt opgeslagen is ze altijd met een druk op de knop terug te vinden. Het opzoeken van een al geregistreerd poststuk is erg gemakkelijk gemaakt doordat op alle gegevens gesorteerd, gefilterd en ingezoomd kan worden.

Een van de beste eigenschappen van de Post Assistent is het automatisch opmaken van rapportages en lijsten. Lijsten van binnengekomen post per afdeling of persoon, lijsten van af te handelen post per week of dag, overzichten van bijvoorbeeld klachten of aanmeldingen, ze zijn allemaal in de Post Assistent aan te maken.

De Post Assistent is vooral ontwikkeld om u te assisteren, om tijd te besparen in plaats van extra tijd te kosten. Het programma blinkt uit door eenvoud en gebruikersvriendelijkheid. Het is gelukkig mogelijk gebleken dit systeem voor een lage prijs aan te bieden omdat er geen onnodige 'toeters en bellen' op zitten die door de meeste gebruikers toch niet benut zouden worden.

Eigenschappen en mogelijkheden:

· Toekennen van bepaald type aan een poststuk, bv. aanmelding, sollicitatie of klacht.
· Toekennen van verantwoordelijk afdeling/persoon.
· Toekennen van meerdere trefwoorden per poststuk.
· Relatietabel bouwt op tijdens invoeren NAW-gegevens poststuk.
· Automatische nummering.
· Datum van verzending, ontvangst, rappeltermijn en afhandeling liggen desgewenst vast.
· Aan poststukken kan een classificatienummer worden toegekend.
· Opzoeken poststuk met behulp van alle vastgelegde gegevens. Elke zoekrichting is mogelijk.
· Sorteren, groeperen en filteren van de lijst met poststukken.
· Vrij memoveld voor eigen commentaar op poststuk.
· Export van gegevens naar Excel en Word.
· Rapporten en overzichten ook eenvoudig uit te printen of te exporteren.
· ServerInloggen met gebruikersnaam en wachtwoord.
· Helpfunctie ingebouwd in programma.

Systeemeisen:

· Server : Windows NT/95/98/2000 en Novell.
· Clients : Windows NT/95/98/2000/XP.
· Schijfruimte afhankelijk van aantal poststukken.

Support:

· Bij het onderhoudscontract hoort het verkrijgen van updates en ondersteuning via internet.
· Helpdesk voor vragen op werkdagen van 9 tot 5: info@htasoftware.eu.